Efectividad, eficiencia y productividad
Efectividad se refiere al grado de consecución de un objetivo; en consecuencia, un sistema es más o menos efectivo dependiendo de 1) que proporción del objetivo se logró 2) que tan bien se logró el objetivo.
Eficiencia es la relación entre los beneficios obtenidos y los recursos utilizados, un sistema será más eficiente cuando logre los mayores beneficios empleando la menor cantidad de recursos.
Productividad es sinónimo de eficiencia pero en referencia a desempeño del personal.
La gestión de la operación del negocio (SCM)
La cadena productiva de un negocio está compuesta por todas las actividades necesarias para generar ganancias por la venta de productos y servicios, las actividades de gestión y la atención al cliente; estas últimas podrían ejecutar incluso después de que el producto o servicio haya sido entregado.
Los Sistemas de Información contribuyen a mejorar tanto la efectividad como la eficiencia de los negocios, especialmente cuando apoyan de manera integrada funciones de negocio como la contabilidad, gestión financiera e ingeniería o facilitando la consecución de objetivos facilitando trabajo colaborativo.
Sistemas de información empresarial: SCM, CRM y ERP
Los Sistemas Operacionales Empresariales que apoyan la ejecución de las actividades de la cadena productiva se conocen como sistemas SCM (Supply Chain Management) y los componentes precisos de estos sistemas cambian en función del tipo de negocio para el cual van dirigidos. Los sistemas SCM no solo permiten controlar el desempeño de las unidades de la organización sino también, por medio del intercambio de datos con sistemas de terceros, el estado de los pedidos en los proveedores y subcontratistas. Si, como cliente, es posible hacer seguimiento al estado de un pedido, probablemente se esté empleando un SCM con acceso a los datos de los diversos actores involucrados en la provisión del producto o servicio.
Los sistemas SCM tienen el potencial de optimizar las operaciones en toda la cadena productiva, desde los proveedores hasta los clientes, reduciendo los niveles de inventario, costos de producción y mejorando los tiempos de respuesta para proveedores y clientes.
Sin embargo, el uso efectivo de los sistemas SCM entre organizaciones no es únicamente un asunto tecnológico sino también implica la generación de confianza y un cambio cultural. Es necesaria una cultura de la información compartida – donde ambas partes están dispuestas a compartir – en consideración de los beneficios mutuos.
Operacionales Empresariales que apoyan las tareas de servicio, analítica del cliente y mercadeo se conocen como sistemas CRM (Customer Relationship Management). La integración de los sistemas CRM con la telefonía y tecnología analítica ha permitido mejorar muy significativamente la efectividad y eficiencia de los procesos de analítica de cliente, automatización de la fuerza de venta, marketing dirigido y atención al cliente.
Los sistemas que incluyen las funcionalidades de SCM y CRM se conocen como sistemas ERP.
La principal ventaja de estos sistemas proviene de su carácter integrado, en el sentido de que la gestión de datos e información se realiza por medio de una Base de Datos compartida entre los diferentes procesos e interfaces con los sistemas de clientes y proveedores lo cual reduce significativamente los costes asociados al transporte de datos necesarios para propagar los cambios en los datos necesarios para los diferentes subsistemas y en general habilita una gestión y control más efectivos y eficientes de las actividades en todo el ciclo del negocio.
Los mayores proveedores de sistemas ERP privativos son: SAP, Oracle y Microsoft. En el ámbito del Código Abierto tenemos a la empresa belga Odoo.
Retos y desventajas de los Sistemas de Información Empresarial
Complejidad
Estos sistemas son bastante complejos. Como en su mayoría no están adaptados a las necesidades específicas de los clientes usualmente requieren ajustes antes de entrar en funcionamiento; la instalación y los ajustes son realizadas por personal del fabricante o contratando servicios profesionales certificados por el fabricante.
Inflexibilidad
Puesto que estos sistemas son desarrollados para toda una industria y no para una organización, las posibilidades de adaptación a las particularidades de una organización son limitadas.
Costo elevado
Los costos de puesta en marcha de los sistemas ERP puedes estar en el rango de los cientos de miles hasta varios millones de dólares estadounidenses. El desarrollo de software de integración de sistemas es una alternativa a considerar cuando la inversión necesario para la implantación de un sistema ERP es inabordable.