Dato, Información y Sistema de Información

Dato vs Información

Un dato es el registro de valor generado por algún evento[1], el registro como tal puede tomar la forma de un número, una imagen, texto, etc; por ejemplo, 5000 Bs, “Juan Perez”, “Salario Mensual”. El tipo de dato determina el tipo de manipulación o procesamiento que se puede realizar con él: los números de puede sumar, en un texto se puede buscar palabras. Los datos carecen de contexto y por lo tanto de significado.

La información es un mensaje con significado y se origina a partir de manipulación de los datos (agregación, tabulación, análisis estadístico, etc.). El salario mensual de Juan Perez es de 5000 Bs, el ventas netas de café expresso en Junio de 2015 fueron de 10.000 USD.

Información de calidad

Para que la información resulte útil este debe exhibir algunos atributos de calidad tales como:

Completa. Debe incluir todos los elementos relevantes para el problema o decisión que lo requiere. En muchos casos la información incompleta puede ser más perjudicial que la ausencia de información porque puede inducir a tomar malas conclusiones o decisiones. Por ejemplo, contar sólo con la información sobre los ingresos de un cliente es insuficiente para llegar a alguna conclusión sobre su capacidad de pago.
Oportuna. La información debe estar disponible cuando se la necesita.
Confiable. La información debe reflejar fielmente la realidad.

Sistemas de información

Un sistema es un arreglo de componentes que interactúan de manera coordinada para lograr un objetivo. Un sistema de información incluye componentes para ingresar, procesar y almacenar datos así como producir, presentar o transmitir información. Los sistemas pueden combinarse para formar sistemas más complejos y diferentes subsistemas pueden estar en ejecución al mismo tiempo.

Finalmente, los sistemas pueden ser abiertos o cerrados. Un sistema cerrado no intercambia datos con ningún otro sistema, un sistema abierto estable interfaces para interactuar con otros sistemas externos o internos.

Para ser más efectiva, la gestión de una organización debe realizarse considerando un enfoque sistémico identificando tanto los subsistemas y sus responsabilidades pero también sus relaciones con otros subsistemas; por ejemplo, si el incremento en los pedidos de clientes registrados en el área de ventas no es advertido oportunamente por el área de inventario se podría perder la oportunidad de vender por falta de existencias. Idealmente, el mapa de información– la red interna de sistemas de información y los flujos de datos que los conectan, no debería incluir ningún transporte manual de datos.

Componentes de un Sistema de Información

Datos	La entrada necesaria para producir información.
Hardware	El equipamiento de cómputo.
Software	Las instrucciones que establecen cómo emplear el hardware para capturar, procesar, almacenar datos y presentar información.
Telecomunicaciones/Redes	Hardware y software especializado en la transmisión de datos.
Personal	Personal que opera, planifica, desarrolla y mantiene el software y el hardware.
Procedimientos	Para operar y mantener los sistemas en condiciones que aseguren la seguridad, continuidad y renovación de software y hardware.

La siguiente figura muestra los diversos tipos de dispositivos que constituyen el hardware de los Sistemas de Información:

Tipos de Sistemas de Información

De manera general podemos clasificar los Sistemas de información en tres grandes categorías:

Sistemas Operacionales. Sistemas empleados para apoyar directamente la ejecución de los procesos de negocio en la organización.
Sistemas para la Coordinación y Colaboración. Sistemas empleados para facilitar la colaboración, coordinación y capacitación de los diferentes actores involucrados en la operación y gestión de la organización.
Sistemas Analíticos. Sistemas empleados para analizar los datos generados principalmente por los sistemas operacionales con el objetivo de apoyar la planificación, la evaluación del desempeño y la toma de decisiones.

Sistemas Operacionales

La principal función de los Sistemas Operacionales es facilitar la entrada, procesamiento y actualización de los registros generados por las diferentes áreas del negocio durante la operación del negocio. Es recomendable emplear sistemas que provean esta funcionalidad para toda la cadena de procesos en la organización[2]. Algunos Sistemas Operacionales, como los CRM, incluyen también capacidades analíticas.

Sistemas para la Coordinación y Colaboración

En esta categoría entran una variedad de sistemas orientados a facilitar la colaboración, coordinación y gestión del conocimiento en la organización.

Sistemas Analíticos

Los Sistemas Analíticos integran datos generados por el resto de los sistemas de la organización y desde fuentes externas y los organizan de manera tal que se facilita el análisis avanzado de los datos: OLAP, Sistemas Expertos, Minería de Datos, Análisis Estadístico, etc. Una característica distintiva de los Sistemas de Información Analíticos es que no permiten la entrada directa de datos como en los Sistemas Operacionales.

Infraestructura para el despliegue de los Sistemas de Información

Tecnologías y actividades que no soportan directamente la gestión o análisis de datos e información generados por la ejecución de las actividades de negocio, pero constituyen la base sobre la cual se ejecutan los diversos Sistemas de Información

Referencias

[1] Effy Oz. Management Information Systems, Sixth Edition

[1] Los eventos de negocio se suelen llamar transacciones.

[2] Si el reemplazo de varios sistemas inconexos no es abordable, se podría recurrir al desarrollo de soluciones de Integración de Sistemas

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